Онлайн кассы

Основные вопросы нового порядка применения контрольно-кассовой техники

В июле 2016 года был принят 290 Федеральный закон об онлайн-кассах. Этот закон призван внести изменения в положения 54-ФЗ «О применении ККТ». По новым правилам все кассовые аппараты должны с 1 июля 2017 года передавать электронные копии чеков онлайн в налоговую.

Новшества затрагивают даже тех ритейлеров, которые раньше не работали с ККТ — ЕНВДшников и ПСНщиков.

• Оглавление
• Кого коснется реформа в 2018 году?
• Что такое онлайн касса?
• Что такое ОФД?
• Как работает онлайн касса?
• Какие онлайн кассы бывают?
• Автономные ККМ
• Самосборные системы
• Специализированные POS системы
• Смарт-терминалы
• Как происходит регистрация кассы в налоговой?
• Какая ответственность предусмотрена за не применение ККТ?
• Компенсация для ИП на ЕНВД
• Основные решения

Кого коснется реформа в 2018 году?

Сфера деятельности

• Розничная торговля
• Общественное питание

Форма собственности и режим налогообложения

• Юридические лица на ЕНВД
• Индивидуальные предприниматели на ЕНВД и ПСН, использующие труд наемных работников. (В том случае, если у предпринимателя нет наемных работников, он может не применять ККТ. Но при заключении трудового договора с работником, будет обязан установить онлайн кассу в течение 30 дней)

Что такое онлайн касса?

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который отвечает новым требованиям:

• отправляет электронные копии чеков в ОФД (оператор фискальных данных) и покупателям
• печатает qr-код и ссылку на страницу проверки на чеке
• имеет встроенный в корпус фискальный накопитель
• свободно взаимодействует с аккредитованными ОФД

Все требования к онлайн-кассам описаны в новом законе и обязательны для всех кассовых аппаратов с 2017 года. Новые кассы (доработанные и совсем новые) занесены в специальный реестр моделей ККТ и утверждены Федеральной налоговой службой.

Что такое ОФД?

Оператор Фискальных Данных (ОФД) — организация, отвечающая за приёмку и передачу фискальных данных в налоговую. Посредник между Вашей кассой и налоговой. Т.е. каждый пробитый чек с Вашей кассы отправляется на обработку в ОФД, а уже оттуда (по запросу) в налоговую. Также Оператор хранит эту информацию 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных чеков клиентам. Список аккредитованных ОФД представлен на сайте ФНС.

Стоимость услуг ОФД везде одинакова и составляет 3000 рублей в год. Но некоторые ОФД устраивают акции на свои услуги. К примеру, в Контур.ОФД на данный момент действует акция «Квартал в подарок».

Как работает онлайн касса?

Процесс продажи на онлайн-кассе теперь выглядит так:

• Покупатель оплачивает покупку, онлайн-касса формирует чек
• Чек записывается в фискальный накопитель, где подписывается фискальными данными
• Фискальный накопитель обрабатывает чек и передает его в ОФД
• ОФД принимает чек и высылает фискальному накопителю обратный сигнал о том, что чек получен
• ОФД обрабатывает информацию и отправляет её в ФНС
• Если нужно, кассир отправляет электронный чек на почту или телефон покупателя

Какие онлайн кассы бывают?

Перед приобретением кассы сначала нужно определиться, какой вариант использовать. На данный момент на рынке есть 4 основных варианта онлайн касс.

Автономные ККМ

Самый простой вариант. Это обычная кнопочная касса с функцией печати чеков.

Название говорит само за себя: касса работает автономно и оторвана от жизни и прогресса. Поэтому и стоит она недорого - 15-18 тыс рублей, однако подойдет, пожалуй, только тем, у кого не так много расчетов с покупателями. «Автономка» чаще всего может только пробивать чеки, на ней нельзя наладить учет товаров и работу с бухгалтерскими программами, собирать статистику продаж и, вообще, расширять каким-либо образом функционал, например, устанавливать программы для кафе и ресторанов, которые передают заказы с кассы на кухню.

Работать с автономными ККМ довольно сложно. Например, чтобы указывать название товара в чеке, надо будет составить список товаров на компьютере, подключить компьютер к кассе, потом во время продажи набирать код каждого товара на клавиатуре (в лучшем случае можно подключить сканер штрих-кодов), что довольно трудоемко и велика вероятность ошибок. Если в магазине очередь, такое вообще исключено. Поэтому доля таких касс заметно сократилась, они просто не успевают за развитием автоматизации ритейла, а те, кто работает на них, делают это скорее по привычке.

Эксперты советуют выбирать автономную ККМ, если в торговой точке небольшой поток покупателей (например, основная масса клиентов – не физлица). Развивать бизнес с автономкой сложно. К тому же через пару лет такую кассу все равно придется модернизировать, а это дополнительные расходы.

Самосборная система

Это система, собранная из нескольких отдельных частей: ноутбук или обычный компьютер, фискальный регистратор, сканер штрих-кодов и т.д.

Такие кассы имеют более широкий функционал, но стоят дороже. Т.к. помимо фискального регистратора, который отвечает за формирование, печать, отправку чеков, нужно еще программное обеспечение, которое эти чеки будет формировать – так называемое кассовое ПО.

Так же есть возможность установить товароучетное ПО, либо настроить обмен с товароучетной системой.

К примеру программное обеспечение 1С: Розница 8 можно использовать как полную систему автоматизации магазина. Здесь возможен и учет товародвижения и розничная продажа товара – формирование чека на фискальном регистраторе.

Надежность само сборных систем ниже других решений, бытовые компьютеры не предназначены для промышленных нагрузок, могут «зависать», их придется чинить. Кроме того, несколько устройств займут много места. То есть в целом это система громоздкая и неповоротливая.

Такие кассы подойдут тем, у кого есть компьютер на торговой точке, есть свободное пространство на прилавке для установки монитора с клавиатурой или ноутбука.

Из плюсов – можно установить множество различных приложений и подключить практически любую периферию (сканеры штрих-кодов, принтеры этикеток, весы и т.д.)

Специализированные POS системы

POS-система, то есть комплект оборудования для торговли. Это система, специально спроектированная для промышленной эксплуатации – для крупных сетей и торговых точек с большим потоком покупателей. Она обладает широкими возможностями по развитию функционала, также к ней можно подключить периферийные устройства – весы, принтеры и другие.

Цена подобного решения – 50-120 тыс. рублей в зависимости от комплектации.

Среди преимуществ POS-систем – функциональность и надежность. Если бизнес вырастет или изменятся законы, например, введут ЕГАИС для лекарств, кассу можно будет доработать.

Такие кассы предлагают следующие производители: «АТОЛ», «Штрих-М», «Кристалл», ККС, «Сервис Плюс» и др.

Смарт-терминалы

Кассы с начальной автоматизацией. Сюда мы отнесем такие решения как Эвотор, Viki mini.

Смарт-терминалы, или «умные» кассы, – это новое поколение касс для малого и микро-бизнеса, та же POS-система, но компактная и с большими возможностями. В одном небольшом корпусе – компьютер, фискальный накопитель, принтер чеков. Работать с ним не сложнее, чем пользоваться обычным смартфоном, а размер устройства составляет от 5 до 10 дюймов.

Стандартный функционал уже включает: кассовое ПО, учет товаров, программу, ведущую статистику продаж, работу со скидками. Терминалы «Эвотор» пошли еще дальше – на них можно скачать различное ПО из собственного магазина приложений, которое помогает терминалу подстраиваться под разные виды бизнеса и решать разные задачи, от учета товаров до контроля работы персонала. Магазин приложений работает так же, как в привычном смартфоне. Таким образом можно добавить любые функции: например, интеграцию с 1С или «Моим делом», рекомендации кассиру, карты лояльности, приложения для работы с кафе, управление ассортиментом и остатками, продажу алкоголя в системе ЕГАИС, контроль работы персонала и многое другое. Владелец кассы получает доступ в личный кабинет, через который может управлять терминалом.

Стоимость смарт-терминала – 20-50 тыс. рублей в зависимости от модели. Дополнительное ПО может быть как платным, так и бесплатным.

Смарт-терминал подойдет для розничных торговых точек, будь то небольшая сеть магазинов, магазин или торговая палатка «у дома», для кафе и ресторанов, для выездной торговли, например, на рынках или ярмарках. Он поможет максимально автоматизировать бизнес и получить все преимущества, которые сегодня дают технологические решения – возможность лучше управлять торговой точкой и в итоге зарабатывать больше. Такая «умная» касса всегда будет предлагать новое и развиваться вместе с бизнесом. Безусловно, за такими кассами будущее, так как вся розничная торговля движется в сторону автоматизации всех процессов.

Как происходит регистрация кассы в налоговой?

Новый закон допускает два варианта регистрации онлайн-кассы: классический и электронный.

Классический способ ничем не отличается от старого. Вы собираете документы, берете новую кассу с фискальным накопителем, идете в налоговую, заполняете заявление и ждёте. Через некоторое время вам выдают регистрационный номер.

Электронный способ регистрации онлайн-кассы позволяет сэкономить время. Чтобы установить онлайн-кассу, вам понадобится электронно-цифровая подпись. Получить ее можно в нашей компании по цене от 1 000 рублей.

Как зарегистрировать онлайн-кассу:

• На сайте nalog.ru зарегистрируйтесь в личном кабинете
• Заполните заявление на сайте ФНС
• Введите регистрационный номер онлайн-кассы и фискального накопителя
• Заполните реквизиты ОФД
• Если вы всё сделали правильно, ФНС выдаст вам регистрационный номер ККТ

Какая ответственность предусмотрена за не применение ККТ?

ФНС России напомнинает о том, какая ответственность предусмотрена за неприменение онлайн-ККТ

В соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде наложения административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 тысяч рублей
• на юридических лиц — от 3/4 до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и/или электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее 30 тысяч рублей

За повторное совершение указанного правонарушения, в случае, если сумма расчетов без применения ККТ составила, в том числе в совокупности, один миллион рублей и более, предусмотрена:

• в отношении должностных лиц — дисквалификация на срок от одного года до двух лет
• в отношении ИП и юрлиц — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток

Компенсация для ИП на ЕНВД

Индивидуальные предприниматели, применяющие ЕНВД и патент, которые ранее не использовали кассовую технику имеют право на получение налогового вычета.

Максимальный размер налогового вычета составляет 18 000 рублей за одну единицу ККТ.

Предприниматели на УСН, ОСНО и ЕСХН, а также организации на ЕНВД и патенте не могут претендовать на получение налогового вычета. На сумму налогового вычета предприниматель уменьшает налог, рассчитанный к уплате в 2018 году.

Обязательные условия для получения налогового вычета:

1. В момент покупки ККТ предприниматели должны уже являться плательщиками ЕНВД или патента
2. ККТ должна быть включена в государственный реестр, поддерживать функцию передачи фискальных чеков и БСО в ФНС через ОФД (оператора фискальных данных)
3. Если предпринимательская деятельность ведется в местности, где нет технической возможности передачи данных через ОФД (п. 7 статьи 2 новой редакции закона 54-ФЗ), достаточно иметь ККТ, поддерживающую такую функцию
4. ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах в 2018 году
5. Налоговым вычетом можно будет воспользоваться только в течение 2018 года
6. При одновременном использовании патента и ЕНВД воспользоваться вычетом можно только для одного из указанных режимов

Основные решения